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“互联网+”视域下交通运输档案管理发展浅见

发布时间:2021-05-08 11:14:44  作者:马文宇  来源:中国档案报  浏览次数:

随着经济社会的快速发展,我国交通运输业取得了很大进展。在交通运输业中,档案管理是一项非常重要的内容。开展档案信息化建设既是档案工作发展的必然趋势,也是经济社会发展的必然要求。特别是随着现代交通运输业的快速发展,交通运输档案信息化建设不仅能促进档案工作的提质增效,还能更好地保障交通运输业档案信息的真实性、准确性、完整性,从而为经济社会发展特别是现代交通运输业的可持续发展提供更加便捷高效的档案信息服务。

    目前,在“互联网+”背景下的交通运输档案信息化建设工作,依然存在一些问题,需要在具体的档案信息化建设实践中不断总结经验教训、弥补短板不足,构建完善的交通运输档案信息化建设体系,增强有关工作人员的信息化管理水平,提升我国交通运输管理部门档案信息化建设工作的综合质量。本文主要对“互联网+”模式下的交通运输档案管理展开探究,希望对交通运输档案信息化发展提供相应的参考。

    交通运输档案信息化建设工作的意义

    交通运输业档案管理的工作内容较为复杂,业务覆盖面较广。随着交通网络的快速发展,档案信息量也急速增大,以往的档案管理模式已无法满足交通运输档案信息化建设工作的发展需求,交通运输档案信息化建设工作势在必行。

    首先,开展交通运输档案信息化建设工作,可以提高交通档案管理的质量和效率。相较于传统纸质档案,电子交通档案具有较强的便利性,有关工作人员能够通过计算机更加便捷地查询、修改、存储档案资料,并通过网络分享、传递档案信息,实现档案信息资源的及时共享。其次,通过实施交通运输档案信息化建设,能够有效节省档案管理成本。再次,通过在交通运输档案信息化建设工作中引入最新的信息技术,能够最大限度地简化档案信息编制流程,让工作流程更为清晰明了,并节约更多的存储空间。通过开展交通运输档案信息化建设工作,可以方便对档案信息进行二次加工,充分挖掘档案中蕴含的潜在价值,并将交通档案信息成果更快更广地共享于社会,让更多人能够及时地了解交通运输业发展动态,更好地服务群众生产生活。

    当前交通运输档案信息化建设工作中存在的主要问题

    当前的交通运输档案信息化建设工作取得了一定的成效,但仍存在一些问题。

    一是交通档案数字化工作开展进度较慢,限制了交通运输档案信息化建设速度。纸质档案信息录入效率较低,导致档案信息化建设工作的实施较为缓慢。

    二是在档案信息化建设工作中,不少单位存在硬件、软件设施设备及资金投入力度较小的问题,单位中的陈旧设备不能及时更新,导致档案信息化平台建设较为落后,难以确保档案信息化建设工作的高效性。

    三是缺乏健全、完善的管理机制,导致档案信息化建设工作的具体内容、职责分工不够明确,相关管理人员、工作人员的职责要求以及整体的管理秩序不够清晰。

    交通运输档案信息化建设工作的基本内容

    (一)基础设施建设

    基础设施建设是开展档案信息化建设工作的必要条件。在交通运输档案信息化建设工作中,需要投入资金购买计算机、信息软件等设施设备,扩大档案网络技术的应用范围,在此基础上,才能提升交通运输档案信息化建设综合水平。

    (二)档案信息资源建设

    推进交通运输档案信息化建设,还要做好档案信息资源建设工作,借助信息技术开展档案目录数据库建设、多媒体数据库建设、档案全文数据库建设。条件较好的档案馆(室)还可以实现各类档案的数字化,并将其及时纳入多媒体数据库与全文数据库中,实现档案的全文信息查询,这样不仅能够提升档案管理的服务质量与效率,还能实现电子文件科学化、规范化管理。

    (三)应用系统建设

    要重视档案管理的应用系统建设,积极推广标准统一的档案管理软件,提升档案管理软件应用水平,为实现档案信息资源共享、档案信息交换提供更多的便利条件。

    (四)标准规范建设

    作为开展档案信息化建设的重要基础,要注重加强档案信息化法治建设,构建完整的交通运输档案信息化建设法治体系,以此来确保档案信息化建设工作的顺利开展。

    (五)人才队伍建设

    要重视档案信息化人才队伍建设,定期对档案工作人员开展教育培训,做好档案信息化建设的教材管理和技术培训课程管理工作,为档案信息化建设工作赋能。

    (六)安全保障体系建设

    档案信息的安全保障体系建设是交通运输档案信息化建设中的重要支撑,只有构建安全的信息化建设环境,完善相关的安全管理体制,增强有关工作人员的安全意识,才能使档案管理工作更为安全高效。

    当前交通运输档案信息化建设工作的主要任务

    (一)与时俱进,提升综合素质

    要想交通运输档案信息化建设取得显著成效,就需要与时俱进,不断提升相关工作人员的综合素质。相关工作人员要具备较强的学习意识、创新意识,改变以往的工作模式和理念,全面掌握当前先进信息技术手段,具备较强的业务能力。

    (二)强化基础业务建设,构建并完善检索体系

    在交通运输档案信息化建设工作中,要强化基础业务工作,重视检索体系的构建。其中,机读目录数据库建设属于基础业务工作中的核心内容,要重视档案文件级目录数据库建设,积极使用和推广计算机检索系统,将手工检索逐渐转变为电子检索。

    (三)强化档案数字化工作的基础作用

    档案数字化工作是开展档案信息化建设过程中的重要切入点,在以往的交通档案管理工作中,档案信息都是以纸质化方式呈现的。要想全面实现交通运输档案信息化的目标,首先要全面实现纸质档案的数字化转化,这是一项长期的工作任务。首先,要对文件级目录开展著录工作,并借助计算机对相应的机读目录进行跨年度查找,同时要结合查档需求,对珍贵档案信息、部分常用信息实施原文扫描,最终实现全文线上浏览,全面实现交通运输业档案数字化。

    (四)实现档案管理信息共享

    交通运输业中的档案信息具备保密性特征,因此交通运输单位的档案管理部门较为封闭,档案资源也较为分散,使得一些档案存在重复保存的情况,这样不仅占用了库房空间,还浪费了大量的财力、物力、人力。因此,在交通运输档案信息化建设中,要做好网络建设工作,开发统一标准的网络平台,在此基础上开展档案整合、上传工作,为实现档案信息共享创造基本条件。

    “互联网+”视域下的交通运输档案管理方法

    (一)转变档案管理工作理念

    基于“互联网+”时代背景,在交通运输档案管理工作中,需要不断转变档案管理工作理念。首先,交通运输档案管理部门要做好宣传教育,聘请专家对档案信息化管理相关知识进行讲解,让档案管理人员深刻认识到档案信息化建设的重要性、必要性,从而能够更新专业知识储备、提升综合素养、转变工作理念,积极自主地运用信息化手段开展档案管理工作。同时,交通运输档案管理部门的负责人也要发挥领导作用,将交通运输档案信息化建设作为重要工作,结合档案管理工作岗位的职责要求配备具备相应专业知识的工作人员,做到各司其职,把交通运输档案信息化建设工作更好地落实下去,提高档案管理工作的整体质量和效率。

    (二)加强硬软件平台建设

    交通管理部门要积极构建完整、科学的信息管理系统,以此来保证交通运输档案信息的共享性、互通性,提升档案管理综合效率。首先,要构建数字化的归档体系,利用专业数字设备扫描纸质文档,将纸质文档转化成数字文档。其次,要加强数据库建设,把文档信息录入数据库中,并借助数据库实现分类管理,利用专业软件对数据进行整合、分析,最终实现科学、合理化归档。再次,要构建网络安全体系,数字化手段可以提供更为便捷的查阅、归档、存储服务,但也会面临各种各样的安全威胁,比如,黑客攻击、病毒感染、网络非法入侵等,这些威胁都会导致信息泄露。因此,要强化网络安全建设,通过设定访问权限、安装杀毒软件等方式消除安全隐患,杜绝发生数字档案损坏、丢失、信息泄露等问题。要定期开展安全检查、排查工作,构建完整的安全监督体系,确保档案的安全性、完整性,为交通运输档案信息化建设工作更好发展保驾护航。

    (三)重视制度建设

    在交通运输档案信息化建设工作中,要重视制度建设。只有规范的管理制度,才能促进交通运输档案管理活动顺利开展。交通管理部门要不断总结经验教训,设定规范、统一的档案信息化管理规章制度,并将这些规章制度上报给上级有关部门,保障交通运输档案信息化建设工作的规范化发展。其次,要构建完整的责任机制,把人员岗位和人员职责关联起来,实现责任到人。最后,要构建合理的激励机制,对于一些工作表现较为优秀的管理人员、工作人员,要设定相应的奖励机制。对于一些存在违规操作的管理人员、工作人员,要给予相应的惩罚。此外,在交通运输档案信息化建设工作中,要结合实际工作中存在的问题,及时修改完善相关制度规范,这样才能使规章制度发挥出更好的约束和激励作用。

    (四)设立档案信息网站,强化电子文件管理

    在交通运输档案信息化建设工作中,要把网站建设作为切入点,为用户提供共享信息平台,用户可以不受时间、地点的限制来获取交通运输档案信息。同时,还可以在网站中设立档案服务咨询窗口,及时为查档单位和群众答疑解惑,节省用户的操作时间,营造更好的用户服务体验。要实施统一规范的网站建设标准,引入先进的软件技术与硬件设备,构建一流的档案信息网站平台。此外,在电子文件管理工作中,很多重要文件都需要传递到互联网平台上,并且最终以电子文件的形式进行展示。对于重要文件,有关部门要制定一套科学的管理制度,比如,对于已经归档的交通运输电子文件,需要设定成只读模式,这样既能满足查档单位和群众的利用需求,也能防止文件被篡改,保障信息安全。

    总而言之,在交通运输档案信息化建设工作中,各有关单位需要紧跟时代发展步伐,主动借助信息化手段处理繁杂的工作,提高档案管理工作的质量和效率。同时,交通运输档案信息化建设工作也能够规范交通运输事业的发展,更加科学、全面、完整地记录人类的生产生活活动,反映人类生产生活方式的变化和水平的提高,并通过深入挖掘利用档案更好地为有关单位和个人提供信息服务,更好地保障现代交通运输业的快速、可持续发展。

    原载于《中国档案报》2021年5月6日 总第3674期 第三版


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